Cách chọn máy photocopy cho doanh nghiệp

Thời đại công nghệ phát triển, dòng máy photocopy chỉ có chức năng copy nay đã được cải tiến, nâng cấp với nhiều tính năng thông minh, hiện đại.

Với sự đa dạng và phong phú của dòng máy photocopy trên thị trường. Có thể tham khảo hướng dẫn sau đây để biết được cách chọn máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn.

Lưu ý khi chọn máy photocopy chính hãng

Câu hỏi cần trả lời khi chọn máy photocopy

– Bạn nên chọn dòng máy photocopy và kiểu thiết kế dựa vào ngân sách, nhu cầu sử dụng và chiều rộng không gian muốn đặt máy photo của bạn.

– Nếu khó khăn trong việc tự chọn dòng máy phù hợp, bạn có thể trả lời mấy câu hỏi sau đây

  • Câu 1: Chọn máy photocopy màu hay trắng đen?
  • Câu 2: Mấy loại máy photocopy bạn đang xem xét
  • Câu 3: Số lượng bản sao chép ước tính bạn cần là bao nhiêu? ( 999 bản/ phút, 1000-3000 bản/phút)
  • Câu 4: Loại giấy bạn cần dùng để photo, in, scan…? (A3, A4,A5, Letter…)
  • Câu 5: Nếu sử dụng cho doanh nghiệp, mô tả tốt nhất về doanh nghiệp đó. (doanh nghiệp nhỏ, trung, lớn, cơ quan chính phủ, cơ sở giáo dục…
  • Câu 6: Bạn muốn bổ sung thêm tính năng nào cho máy photocopy của bạn (bảo mật có tài khoản, sắp xếp, sao chép hai mặt, fax…

Chọn máy photocopy theo quy mô doanh nghiệp

Nhà hay văn phòng công ty nhỏ

– Máy photocopy được thiết kế cho các văn phòng nhỏ và văn phòng tại nhà thường bằng với kích thước của máy tính để bàn để không chiếm dụng nhiều không gian.

– Máy photocopy mini được thiết kế nhỏ gọn, có tốc độ photocopy từ 20-30 trang/phút, hỗ trợ cỡ giấy tối đa A4, nặng từ 20 đến 30 kg.

– Tùy hãng sản xuất và tính năng, máy photocopy đơn chức năng có thể mua với giá từ 3 – 4 triệu đồng, đa chức năng chính hãng giá giao động từ 5 – 20 triệu đồng.

– Dòng máy photocopy này hướng đến cá nhân hay văn phòng nhỏ sử dụng ít nên không thể sử dụng máy với mục đích in, photocopy quá nhiều, chỉ khoảng dưới 10.000 trang/tháng.

Văn phòng công ty tầm trung và lớn

– Với loại máy photocopy sử dụng cho văn phòng cỡ trung hay cỡ lớn thường có kích thước để bàn lớn hay dạng đứng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của văn phòng nhiều người.

– Các máy photocopy này có thể được kết nối mạng, có khả năng sao chép, in, quét, fax, tùy chọn in… với nhiều cỡ giấy khác nhau như A3, A4, Letter…

– Các dòng máy photocopy này có giá bắt đầu của máy đơn chức năng từ 27 triệu trở lên. Loại máy cao cấp đa chức năng có giá tới 113 triệu đồng.

Tính năng của dòng máy photocopy

Tốc độ và khối lượng in

– Tốc độ in là một trong những thông số kỹ thuật quan trọng nhất cần xem khi chọn máy photocopy phù hợp, được tính bằng tổng số trang cụ thể trên mỗi phút.

– Đối với các doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể chọn loại có tốc độ in tối thiểu 27 trang/phút. Nếu các doanh nghiệp này có nhu cầu in trung bình thì chọn loại có tốc độ khoảng 52 trang/ phút.

Dung lượng giấy

– Dung lượng và kích cỡ loại giấy có thể in thường được nhà sản xuất ghi lên trên bảng thông số máy. Bạn cần dựa theo nhu cầu mà chọn dung lượng và kích thước giấy có sẵn.

– Việc sử dụng giấy đúng định lượng cho phép của máy photocopy sẽ tránh được trường hợp bị kẹt giấy.

Tính năng quét (scanning)

– Gần như các máy photocopy đều được tích hợp sẵn tính năng quét nhưng không phải máy nào đều có khả năng quét tài liệu tự động hay quét hai mặt.

– Bộ nạp tài liệu tự động trên máy quét (scan) là điều bắt buộc nếu bạn có kế hoạch quét một lượng lớn tài liệu.

– Bạn có thể kiểm tra độ phân giải quang học của tính năng quét của máy photocopy nếu muốn quét hình ảnh cũng như tài liệu dạng từ.

– Nếu chỉ quét tài liệu cơ bản bình thường thì chế độ phân giải khoảng 600 pixel là đủ. Nếu quét tài liệu, hình ảnh có đồ họa cao, nên sử dụng chế độ phân giải tối thiểu khoảng 4800 pixel.

Bộ mực thải

– Trước khi chọn máy photocopy cụ thể, bạn nên cần lựa chọn mực in phù hợp, để cho ra những bản in đẹp và chất lượng cao cấp, gồm hai loại chính là mực nước và mực bột.

– Sử dụng mực nước cần dựa vào từng loại máy photocopy có tỉ lệ với thành phần khác nhau, theo tiêu chuẩn riêng của nhà sản xuất máy.

– Mực bột gồm mực màu đen sử dụng cho máy photocopy đơn sắc và mực bột màu sử dụng cho máy photocopy màu.

Bộ nhớ máy photocopy

– Hầu hết các dòng máy photo kỹ thuật số được lắp đặt bộ nhớ trong hay ổ đĩa nội bộ giúp lưu trữ số lượng tài liệu được in, quét…

– Tùy theo kích thước của máy photocopy mà lắp đặt RAM từ 256 MB đến 1.5 GB và dung lượng lưu trữ có thể thay đổi từ 1.5 GB đến 1 TB.

Nên mua hay thuê máy photocopy

– Đây là một câu hỏi lớn dành cho các chủ doanh nghiệp. Cả hai phương pháp đều đi kèm với tất cả các loại ưu và nhược điểm, bao gồm ưu đãi về thuế, vấn đề bảo trì, khấu hao và chi phí.

– Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khó có thể đầu tư chi phí lớn vào việc mua máy, hãy sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy kỹ thuật số chính hãng giá rẻ để tiết kiệm.

– Đối với các doanh nghiệp tầm trung và lớn, thường hay sử dụng máy photocopy, tốt nhất nên mua hẵng một chiếc máy photo cao cấp, chính hãng.

Hãy chọn loại máy photocopy cao cấp, chính hãng phù hợp với nhu cầu sử dụng của văn phòng công ty của bạn.

Tác giả: gvad92

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *